Terms and Conditions

DeFabrique Evenementen B.V.
Located at De Westkanaaldijk 7 in Utrecht
Registered with the Chamber of Commerce under number 30149894

Article 1 – Definitions
‍Inthese general terms and conditions, the following terms shall have the following meanings:

1.1 Contractor: The private limited liability company trading under the name DeFabrique Evenementen B.V., with its registered office at De Westkanaaldijk 7 in Utrecht, registered with the Chamber of Commerce under number 30149894, which has undertaken to organize or execute an Event for the Client, or which—at the quotation stage—is prepared to undertake to do so.

1.2 Client: Any natural or legal person with whom the Contractor has entered into or intends to enter into an Agreement (quotation stage).

1.3 Parties: The Contractor and the Client jointly.

1.4 Option: A provisional and non-binding reservation—possibly involving multiple interested parties with a specific order of priority—regarding the rental of one or more spaces for a specific period.

1.5 Agreement: A quotation from the Contractor signed by the Client, including any subsequent (additional) offers and agreements approved in writing by the parties.

1.6 Event: The gathering or other event for which the Rented Property is made available to the Client at its request.

1.7 Space(s): The space(s) made available to the Client by the Contractor in accordance with the specification in the cost overview of the Agreement.

1.8 Location Block: The Contractor’s location can be divided into four different location blocks, namely ‘Pressing Plant’, ‘Kalvermelkfabriek’, ‘Copraloods’, and ‘Smederij/Stoomerij’. Silo 0 and Shed 8 also exist as separate spaces.

1.9 Rented Space: The space(s) as further specified in the Agreement.

1.10 Rental Period: The date(s) on which the space(s) will be made available to the Client pursuant to the Agreement. If the Agreement is entered into for multiple consecutive days, the reservation date shall be the first day on which the space(s) will be made available to the Client in accordance with the Agreement.

1.11 Venue Costs: Rent for the space(s) specified in the Agreement and the associated basic facilities that are inextricably linked to them.

1.12 In writing: Communication by letter, email, or digital means, provided that the identity of the sender and the integrity of the content are sufficiently established.

1.13 Commencement Date: The (first) day on which the Leased Property will be made available to the Client in accordance with the Agreement.

Article 2 – Applicability
‍2.1 These General Terms and Conditions apply to all offers, quotations, Agreements, and collaborations entered into between the Contractor and the Client.

2.2 The Client’s General Terms and Conditions are expressly rejected by the Contractor and do not apply. Any deviating and/or supplementary terms and conditions of the Client are only valid if they have been expressly agreed upon in writing prior to the signing of the Agreement.

2.3 The Contractor is entitled to unilaterally amend the general terms and conditions. The Contractor shall notify the Client of any changes to the general terms and conditions in writing.

2.4 The Agreement is also governed exclusively by the Contractor’s Internal Regulations.

2.5 The invalidity, nullity, or otherwise unenforceable nature of one or more provisions of these General Terms and Conditions or the Agreement shall not affect the validity of the remaining provisions. In such a case, the parties are obligated to mutually agree on a replacement provision to replace the affected provision. In doing so, the purpose and intent of the original provision shall be observed as much as possible.

‍Article 3 – Options
‍3.1 Before the Client requests a quote or before the quotation process is completed, the Contractor may, at the Client’s request, grant the Client an option on a space.

3.2 Only options issued in writing are binding on the Contractor. An option is valid for a period of fourteen days from the date of issuance of the option, unless the Contractor specifies a different option period in writing.

3.3 Both the Contractor and the Client are entitled to notify the other party of their intention to terminate the option prematurely, which may only be done in writing.

3.4 The Contractor applies a so-called 24-hour rule, which may be invoked at any time. The rule entails the following: In the event the Contractor receives multiple option requests for the same rental period and concerning (partially) the same space(s), the first applicant receives a first option and a subsequent applicant receives a second option.If the second applicant notifies the Contractor in writing that they wish to convert their option into a definitive reservation, the Contractor will request that they formalize the option in an agreement that at least specifies the location costs. If this condition is met, the Contractor will give the first option holder the opportunity to indicate within 24 hours whether they wish to definitively reserve the space(s) (The 24-hour period will be extended by the Contractor if the second option holder accepts the agreement on a Friday or any other day preceding a public holiday).If the first option holder indicates that they do not wish to exercise this option, or is unable to provide a definitive answer, their option expires. If the first option holder indicates that they wish to retain their option, this can only be done by entering into an agreement within 24 hours after the Contractor has given them the opportunity to make their wishes known, in which at least the venue costs are specified. If the first option holder has met this condition, the aforementioned agreement drawn up with the second option holder shall lapse.

Article 4 – Quotations
‍4.1 All quotations issued by or on behalf of the Contractor are valid for fourteen days from the date of the written quotation, unless otherwise agreed in writing or the Client rejects the quotation in writing within that period. If the Client has not given written approval of the quotation within fourteen days, it shall be deemed to have lapsed without any notification from the Contractor being required.

4.2 All quotations provided by the Contractor and any supplementary offers are non-binding, meaning they are expressly subject to the condition that an Agreement is only concluded if the Client accepts the quotation in writing within the applicable period. The Contractor is only bound if its written quotation specifies at least the following: - Which space(s) and associated basic facilities are rented for which period and at what price; - For which Event the space(s) are rented; - The minimum number of guests expected to be present during the Event.

4.3 The Client may not derive any rights from a quotation or supplementary offer from the Contractor that contains an obvious error or mistake, or that is based on incorrect or incomplete information provided by the Client.

4.4 The risk of ambiguities arising from orders and communications given verbally or by telephone rests with the Client.

Article 5 – Catering
‍Unlessexpressly agreed otherwise in writing, catering within the Rented Premises is exclusively reserved for the Contractor.

‍Article 6 – Rented Premises
‍6.1 It is the Client’s responsibility to verify, prior to entering into the Agreement, whether the Rented Premises are suitable for the intended Event.

6.2 The Rented Premises consist exclusively of the space(s) described in the Agreement and the basic facilities specified therein. Unless otherwise agreed in writing, generally accessible areas (including the main entrance and restrooms) and the outdoor grounds (including parking spaces) are not exclusively available to the Client. Any ticket checks, registration, and/or reception must therefore take place within the Leased Premises.

6.3 The Client is not permitted, without the Contractor’s prior written consent, to: - use the Leased Premises for any purpose other than that described in the Agreement;- to sublet the Rented Property (in whole or in part) or make it available for use by third parties, or otherwise transfer the rights and obligations arising from the Agreement to third parties. If a trade fair or exhibition is part of the agreed Event and the services to be exhibited fall under the exhibition program described in the Agreement, this consent is not required.- to give the Event a different name or a substantially different content during the term of the Agreement.

6.4 If the Rented Property is not found to be in proper condition at the start of the rental period, this must be reported immediately, both verbally and in writing, to the Contractor’s staff. Failing this, the Client accepts the Rented Property in the condition in which it is found at the start of the rental period. Defects discovered at the end of the rental period are therefore deemed to have arisen during the rental period, unless the Client can demonstrate that such defects (such as damage) already existed prior to the rental period.

Article 7 – Number of Guests
‍7.1 A minimum number of guests is specified in the cost overview of the Agreement. By signing the Agreement, the Client therefore agrees to a minimum number of guests on the date of the Event. The number of guests must be realistic in relation to the capacity based on the booked spaces, with the following minimum requirements: - 1 venue block: 150 guests - 2 venue blocks: 350 guests- 3 venue blocks: 500 guests- Entire venue: 700 guests

7.2 The Client is obligated to inform the Contractor in writing as soon as possible if any changes or additions to the guest count arise that deviate from the Agreement. If there are changes or additions to the number of guests, this will affect the price calculation in the Agreement.

7.3 The Client must provide the Contractor with the final number of guests no later than six weeks before the Event date. If the Client exceeds this deadline, the number of guests stated in the cost overview of the Agreement will be recorded as the final number of guests.

7.4 After the final number of guests has been determined (as referred to in Article 7.3), it is only possible to: - adjust the final agreed number of guests by a maximum of 10% up to two weeks prior to the Event date; - or adjust the final agreed number of guests by a maximum of 5% up to one week prior to the Event date.The Contractor does not agree to changes that result in the minimum number of guests per Location Block, as mentioned in Article 7.1, not being met.

7.5 If, during the Event, it appears that the actual number of guests is lower than expected, the Client will always be charged for the number of guests confirmed in writing in advance. If more guests arrive on the day of the Event, the associated costs will be charged. The number of guests present at the Event as determined by the Contractor is binding in this regard. The Contractor reserves the right to refuse any increase in the number of guests, in view of maximum capacity, safety requirements, and to ensure the quality of the Event.

Artikel 8 – Verplaatsingen en annuleringen op verzoek van Opdrachtgever
‍8.1 Een verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing van de uitvoering van de Overeenkomst dient schriftelijk te geschieden onder vermelding van de naam van de Opdrachtgever, het betreffende Evenement en de uitvoerdatum.

8.2 Een annulering of verplaatsing wordt pas definitief, wanneer het verzoek tot annulering of verplaatsing schriftelijk is bevestigd door Opdrachtnemer.

8.3 Als datum van annulering of verplaatsing geldt de eerste datum waarop het schriftelijke verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing door Opdrachtnemer is ontvangen.

‍Verplaatsingen

‍8.4 Tot uiterlijk 12 weken voor uitvoerdatum van het Evenement kan op verzoek van Opdrachtgever de uitvoerdatum van het Evenement eenmalig worden verplaatst. Voorwaarden voor verplaatsing zijn:- Binnen 3 maanden na het verzoek tot verplaatsing dient in onderling overleg een nieuwe datum te zijn vastgelegd, en;- Het Evenement dient binnen 1 kalenderjaar ten opzichte van de in de Overeenkomst vastgelegde uitvoerdatum van het Evenement plaats te vinden, en;- Eventuele tussentijdse tarief en/of prijswijzigingen die tot gevolg hebben dat de kostprijs van Opdrachtnemer stijgt (zie ook artikelen 14.1 en 14.4), komen voor rekening van Opdrachtgever.Indien partijen er niet in slagen om binnen de termijn van 3 maanden een nieuwe datum vast te leggen, dan vervalt de mogelijkheid tot verplaatsing en wordt het verzoek gelijkgesteld met een beslissing tot annulering van het Evenement. Indien Opdrachtgever de uitvoerdatum langer dan 1 kalenderjaar ten opzichte van de in de Overeenkomst vastgelegde uitvoerdatum wenst te verplaatsen wordt te allen tijde 100% van de locatiekosten in rekening gebracht. Met betrekking tot alle overige kosten zal met de betrokken leveranciers overleg plaatsvinden en worden de voorwaarden van de betreffende leverancier gehanteerd.

8.5 In het geval Opdrachtgever korter dan 12 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement een verzoek tot verplaatsing van de uitvoerdatum van het Evenement doet, wordt het verzoek gelijkgesteld met een beslissing tot annulering van het Evenement. Uitzondering op deze regel wordt gemaakt indien partijen in onderlinge overeenstemming een nieuwe uitvoerdatum van het Evenement hebben vastgesteld waarbij overeenstemming is bereikt ten aanzien van de uitkoopsom. Indien een dergelijke overeenstemming is bereikt gelden dezelfde voorwaarden als beschreven in artikel 8.4 van de algemene voorwaarden.Als het verzoek van Opdrachtgever het gevolg is van overmacht zullen partijen in alle redelijkheid naar een oplossing zoeken.

‍Annuleringen

‍8.6 Bij annulering door Opdrachtgever is deze gehouden aan Opdrachtnemer een vergoeding te betalen op basis van de navolgende percentages:

‍Locatiekosten
Opdrachtnemer zal te allen tijde 100% van de in de Overeenkomst opgenomen locatiekosten in rekening brengen.

‍Cateringkosten
In geval van een verzoek tot annulering:a. tot uiterlijk 6 weken voor uitvoerdatum van het Evenement worden er geen cateringkosten in rekening gebracht;b. in de periode liggend tussen 6 tot 4 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 25% van de cateringkosten in rekening gebracht op basis van het aantal gasten in de zin van artikel 7.3;c. in de periode liggend tussen 4 tot 2 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement wordt 50% van de cateringkosten in rekening gebracht op basis van het aantal gasten in de zin van artikel 7.3;d. in de periode korter dan 2 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement wordt 100% van de cateringkosten in rekening gebracht op basis van het aantal gasten in de zin van artikel 7.3.

‍Overige tussen partijen overeengekomen kosten
In geval van een verzoek tot annulering:a. tot uiterlijk 12 weken voor uitvoerdatum van het Evenement worden er geen overige kosten in rekening gebracht;b. in de periode liggend tussen 12 tot 10 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 25% van de overige kosten in rekening gebracht;c. in de periode liggend tussen 10 tot 6 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 50% van de overige kosten in rekening gebracht;d. in de periode liggend tussen 6 tot 4 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 75% van de overige kosten in rekening gebracht;e. in de periode korter dan 4 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement wordt 100% van de overige kosten in rekening gebracht.Indien er met betrekking tot de overige kosten gebruik wordt gemaakt van leveranciers die niet akkoord gaan met bovenstaande voorwaarden, zal Opdrachtnemer dit voorafgaand aan de bevestiging met Opdrachtgever afstemmen. Bij de afstemming, doch in ieder geval voorafgaand aan de uitvoerdatum van het Evenement, dient Opdrachtgever een separate overeenkomst te tekenen met afwijkende voorwaarden die aansluiten bij de voorwaarden van de betreffende leverancier.

Artikel 9 – Uitvoering
‍9.1 De inrichting, het gebruik en ontruiming van het Gehuurde dienen te geschieden in overleg met Opdrachtnemer.

9.2 Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd bij de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het Gehuurde nadere bindende voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en veiligheid door een daartoe bevoegd gezag (waaronder brandweer, politie en burgemeester) of Opdrachtnemer raadzaam wordt geacht.

9.3 Behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer zullen geen veranderingen aan het Gehuurde, algemeen toegankelijke ruimten en (buiten)terreinen mogen worden aangebracht.

‍Artikel 10 – Verplichtingen en verantwoordelijkheden van Opdrachtgever
‍10.1 Voor en tijdens de huurperiode dient Opdrachtgever die maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn met het oog op de naleving van hetgeen opgenomen in:(a) de Overeenkomst,(b) deze algemene voorwaarden en(c) het Huishoudelijk Reglement.

10.2 Alles wat door of vanwege Opdrachtgever in het Gehuurde is gebracht, bevindt zich daar voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtnemer belast zich niet met het verzekeren en/of bewaken daarvan. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen voor haar gasten en de door haar ingehuurde materialen en derden. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over de hiervoor genoemde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daarom vragen.

10.3 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van haar bezoekers, gasten, personeel en door haar ingeschakelde derden tijdens de opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het Evenement). Opdrachtgever mag bij het gebruik van het Gehuurde geen hinder of overlast aan Opdrachtnemer of derden veroorzaken.

10.4 Opdrachtgever is gehouden het Huishoudelijk Reglement ter kennis van de gasten, bezoekers, personeel en door haar ingeschakelde derden te brengen en zij blijft verantwoordelijk voor de naleving hiervan. Bij overtreding van het Huishoudelijk Reglement en/of het veroorzaken van een situatie die door Opdrachtnemer wordt beoordeeld als verstoring van de openbare orde, is Opdrachtnemer gerechtigd de overtreder/veroorzakende persoon een terreinverbod op te leggen.

10.5 Indien nodig draagt Opdrachtgever voor eigen rekening en risico zorg voor het verkrijgen en behouden van vergunningen (ook van overheidswege) die nodig zijn om de Overeenkomst uit te voeren.

10.6 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoort te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

10.7 Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer vooraf en actief schriftelijk op de hoogte te brengen van eventuele risico’s voor de status van het Gehuurde en/of haar goede naam die door of vanwege het Evenement zouden kunnen ontstaan. Daaronder, doch niet uitsluitend, wordt verstaan het bezoekersprofiel, de aard van het Evenement, eventuele dreiging of aantrekking van ongewenst gedrag, politieke of maatschappelijke onrust en mogelijke weigering van benodigde vergunningen in algemene zin.

10.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendoms-) rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma/Stemrarechten).

10.9 Opdrachtgever is verplicht om het Gehuurde inclusief de door Opdrachtnemer voor het Evenement beschikbaar gestelde goederen en materialen aan het einde van het Evenement in dezelfde staat weer aan Opdrachtnemer op te leveren.

10.10 Opdrachtgever is verplicht optredende schade aan het Gehuurde en eventuele door Opdrachtnemer voor het Evenement beschikbaar gestelde goederen en materialen te melden en te vergoeden. Opdrachtnemer heeft het recht door haar geconstateerde schade aan en in het Gehuurde evenals de aanwezige inventaris te laten herstellen op kosten van Opdrachtgever, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) door Opdrachtgever dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.

10.11 Opdrachtgever is voor eigen rekening en risico gehouden zich afdoende te verzekeren tegen alle schade die zich kan voordoen. Als afdoende verzekering wordt beschouwd een verzekering die alle door Opdrachtnemer of derden te lijden schade dekt als gevolg van het Evenement van Opdrachtgever in en rond het Gehuurde, algemeen toegankelijke ruimten en (buiten)terreinen.

10.12 Het is Opdrachtgever niet toegestaan in de directe omgeving van het Gehuurde, waaronder toegangswegen en parkeerterreinen, reclame of publiciteit van welke aard dan ook te plaatsen, aan te brengen of te doen aanbrengen zonder uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtnemer. Hieronder vallen in ieder geval doch niet uitsluitend flyers, posters, spandoeken en reclameverlichting. Opdrachtnemer is gerechtigd publiciteit en reclame terstond te beëindigen of te laten verwijderen voor rekening en risico van Opdrachtgever, onverminderd het recht van Opdrachtnemer om de daardoor ontstane kosten en schade op Opdrachtgever te verhalen.

10.13 Het maximaal te produceren geluidsniveau tijdens het Evenement is 95 dBa brongeluid. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om passende maatregelen te treffen indien Opdrachtgever zich niet houdt aan het geldende geluidsniveau. Indien dit ten gevolge heeft dat sprake is van geluidsoverlast met financiële gevolgen, wordt de schade volledig verhaald bij Opdrachtgever.

Article 11 – Client’s Liability
11.1 The Client is liable for all damage caused to the Leased Property, common areas, and (outdoor) grounds, to the extent that the damage occurred during the Client’s use of the relevant space(s) or is directly related thereto. In such a case, the Contractor has the right to have any damage it has identified to walls, floors, etc., in the Rented Property and to the goods present therein repaired at the Client’s expense.
‍
11.2 The Client is liable for all damage caused to or loss of property belonging to the Contractor and/or third parties contracted by the Contractor and/or its guests during an Event. All damage, including the costs of repair, must be reimbursed by the Client to the Contractor.

11.3 The Client is liable for damage suffered by third parties resulting from the use of the Rented Property.

11.4 The Client is jointly and severally liable for proper compliance with the House Rules and/or damage caused by the acts and omissions of guests, visitors, personnel hired by the Client, and third parties engaged by the Client at an Event organized or conducted by the Contractor pursuant to the Agreement.

11.5 Any claim by the Contractor for compensation for damages must be notified to the Client within eight calendar days of the day on which the Contractor became aware of both the damages and the Client’s liability, or could reasonably have become aware of them. If this period is not observed, any claims the Contractor may have shall lapse.

Artikel 12 – Aansprakelijkheid Opdrachtnemer
‍12.1 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade indien:de schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat in het betreffende geval krachtens de afgesloten aansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtnemer daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico van Opdrachtnemer dat krachtens die verzekering toepassing vindt, dan wel sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

12.2 Indien de verzekering niet uitkeert dan wel geen sprake is van opzet of grove schuld, en toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot vergoeding van enkel directe schade met een maximum van de factuurwaarde van de Overeenkomst, althans dat gedeelte van de Overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

12.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:a. De redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze algemene voorwaarden.b. De eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Opdrachtnemer aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Opdrachtnemer kunnen worden toegerekend.c. Redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.

12.4 Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen letselschade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Voorts aanvaardt Opdrachtnemer geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door het nuttigen van de door Opdrachtnemer bereide of geserveerde gerechten.

12.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

12.6 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van goederen, eigendommen en geldwaren van Opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer is tevens niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van de in bewaring gegeven goederen in de garderobe.

12.7 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door gehele of gedeeltelijke, zowel collectieve als individuele stroomonderbreking, onderbreking in de verlichting, onderbreking van WIFI/internet, onderbreking in de centrale verwarming en/of beluchting, zelfs niet als deze het Evenement geheel of gedeeltelijk onmogelijk zou maken of haar verloop ernstig zou schaden en door welke oorzaak dan ook, behoudens opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer neemt voldoende voorzorgsmaatregelen om bovenstaande onderbrekingen te voorkomen en doet alles binnen haar mogelijkheden om bij het ontstaan van bovengenoemde onderbrekingen zo spoedig mogelijk het probleem te verhelpen.

12.8 Elke aanspraak van Opdrachtgever op vergoeding van schade dient aan Opdrachtnemer kenbaar te zijn gemaakt binnen acht kalenderdagen na de dag waarop Opdrachtgever zowel met de schade als met de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Wanneer deze termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die Opdrachtgever heeft te vervallen.

12.9 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft, dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

‍Artikel 13 – Vrijwaring
‍Voor zover de wet dit toelaat, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaren voor en schadeloosstellen inzake alle aansprakelijkheden, schade, verliezen en kosten (inclusief schikkingskosten en redelijke advocaatkosten) die voortkomen uit vorderingen van derden die schade lijden door uitvoering van de Overeenkomst, tenzij de oorzaak aan Opdrachtnemer toerekenbaar is.

‍Artikel 14 – Prijzen
‍14.1 Alle prijzen zijn exclusief B.T.W., tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Ook alle overige heffingen, welke van overheidswege worden opgelegd, komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze zoveel mogelijk vooraf bekend maken. Indien de kostprijs van Opdrachtnemer wordt verhoogd als gevolg van tussentijdse tariefwijzigingen van omzetbelasting, premies sociale verzekeringen, loonbelasting of andere overheidsheffingen, dan wel als gevolg van prijswijzigingen van derden, is Opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen door te belasten aan Opdrachtgever.

14.2 In de locatiekosten zijn begrepen de huur voor de overeengekomen ruimte(n) en de daarbij behorende basisfaciliteiten, welke onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Cateringkosten vallen niet onder de locatiekosten en zullen afzonderlijk aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. Eventuele onvoorziene kosten of extra overeengekomen producten en diensten komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze kosten zoveel mogelijk vooraf bekend maken, doch Opdrachtgever zal zich in elk geval conformeren aan de opgave van Opdrachtnemer achteraf.

14.3 Verstrekt Opdrachtnemer een samengestelde prijsopgave, dan bestaat er geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van de prijsopgave tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.

14.4 Bij het vaststellen van de geldende locatiekosten, cateringkosten en eventuele overige overeengekomen kosten, is het jaar waarin Opdrachtgever de ruimte huurt uitgangspunt. Opdrachtnemer is gerechtigd om prijsstijgingen die zich voordoen nadat de Overeenkomst tot stand is gekomen, alsnog bij Opdrachtgever in rekening te brengen. Daarbij wordt uitgegaan van het indexcijfer voor de gezinsconsumptie, dan wel enig daarvoor in de plaats komend indexcijfer. De prijsstijgingen kunnen met ingang van 1 januari of 1 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar waarbinnen de betreffende Overeenkomst tot stand kwam, aan Opdrachtgever doorberekend worden. Opdrachtgever kan zich niet op enig andere tarievenlijst of prijsafspraak beroepen dan met de bovengenoemde uitgangspunten door Opdrachtnemer geaccordeerde

Artikel 15 – Betalingen
‍15.1 Opdrachtnemer hanteert de volgende wijze van factureren:
- Bij tekenen van de Overeenkomst wordt 100% van de overeengekomen locatiekosten gefactureerd.
- Uiterlijk 14 dagen voor de uitvoering van het Evenement dient Opdrachtgever 90% van de in de Overeenkomst vastgelegde totaalsom exclusief de reeds betaalde locatiekosten te hebben aanbetaald.
- Uiterlijk 14 dagen na uitvoering van het Evenement wordt door Opdrachtnemer de eindfactuur opgemaakt die voorziet in een nauwkeurige specificatie van de verleende diensten en waar nodig een specificatie op nacalculatie te factureren diensten alsmede een specificatie van de B.T.W.

15.2 Voor elk van de betaalmomenten stuurt Opdrachtnemer tijdig een factuur aan Opdrachtgever.

15.3 Betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld.

15.4 Indien Opdrachtgever niet- of niet tijdig aan haar betalingsverplichting heeft voldaan, is Opdrachtnemer bevoegd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten tot dat betaling is geschied of deugdelijke zekerheid hiervoor is gesteld. Vertragingen bij een uitvoering van een Overeenkomst, veroorzaakt doordat Opdrachtgever niet tijdig aan haar betalingsverplichting heeft voldaan, zijn altijd voor rekening en risico van Opdrachtgever.

15.5 De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever zal zonder uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer haar betalingsverplichting niet opschorten, noch hetgeen zij verschuldigd is verrekenen met hetgeen zij eventueel van Opdrachtnemer te vorderen heeft.

15.6 Bij niet-tijdige betaling van enig aan Opdrachtnemer verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente c.q. de wettelijke handelsrente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt).

15.7 Als Opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden, indien Opdrachtgever een natuurlijke persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, vastgesteld conform de Wet Incassokosten. In alle andere gevallen bedragen deze kosten vijftien procent van het door de Opdrachtgever verschuldigde bedrag vermeerderd met de vervallen rente, met een minimum van 350 euro. Indien de werkelijk door Opdrachtnemer gemaakte en te maken kosten boven deze bedragen uitstijgen, komen deze eveneens voor vergoeding in aanmerking.

15.8 Door Opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds eerst ter afdoening van alle verschuldigde renten en kosten en vervolgens van de opeisbare facturen die het langst openstaan.

15.9 Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen acht dagen na de datum van facturering aan Opdrachtnemer bekend worden gemaakt. Een dergelijk bezwaar beïnvloedt geenszins de verplichting van Opdrachtgever om alle andere facturen te betalen die opeisbaar zijn op het moment van het bezwaar en verleent haar geen recht op uitstel van betaling aan Opdrachtnemer.

15.10 Opdrachtgevers vanuit het buitenland zijn gehouden aan de door de Nederlandse fiscus verstrekte richtlijnen met betrekking tot het in rekening brengen van B.T.W.

15.11 In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever zijn de vorderingen van Opdrachtnemer en de verplichtingen van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 16 – Overmacht
‍16.1 Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de Overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot extreme weersomstandigheden, intrekking van een of meerdere vergunningen, onverhoopte overheidsmaatregelen, werkstakingen, transport of bedrijfsstoringen, epidemieën, pandemieën, terreurdreiging en nationale rouw) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichtingen tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden). Hetzelfde geldt, indien Opdrachtnemer onverwacht zou worden geconfronteerd met ziekte of ongeval van haar personeel en/of derden, in wier vervanging op korte termijn in redelijkheid niet kan worden voorzien.

16.2 Indien Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst (mede) afhankelijk is van al dan niet door haar ingeschakelde derden, zullen tekortkomingen die het gevolg zijn van een handelen of nalaten van deze derden niet aan Opdrachtnemer toegerekend kunnen worden, indien die tekortkoming voor Opdrachtnemer redelijkerwijs niet voorzienbaar was.

16.3 Indien Opdrachtnemer voor het intreden van de overmacht reeds gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke Overeenkomst. Dit geldt echter niet als het reeds geleverde c.q. leverbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

16.4 Opdrachtnemer heeft het recht te zorgen voor een behoorlijke vervangende prestatie (onder andere het aanbieden van een andere ruimte), indien een overeenkomst als gevolg van onvoorziene omstandigheden geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd zoals overeengekomen, zonder dat daaruit voor Opdrachtgever een recht ontstaat op korting op de overeengekomen prijs of ontbinding van de overeenkomst.

Artikel 17 – Opschorten/ontbinding van de Overeenkomst
‍17.1 Opdrachtnemer kan de Overeenkomst direct opschorten, opzeggen of ontbinden, zonder dat enige ingebrekestelling nodig is, indien:
a. Opdrachtgever de verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
b. Opdrachtnemer na het sluiten van de Overeenkomst kennis heeft genomen van omstandigheden die een goede grond geven te vrezen dat Opdrachtgever haar verplichtingen niet zal nakomen;
c. Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste informatie heeft verstrekt of noodzakelijke informatie heeft onthouden;
d. beslag wordt gelegd op het vermogen van Opdrachtgever, dan wel aan haar surseance van betaling wordt verleend, dan wel failliet wordt verklaard;
e. sprake is van een ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde door Opdrachtgever of bezoekers;
f. sprake is van wangebruik of overlast wordt veroorzaakt door Opdrachtgever of bezoekers van het Gehuurde.

17.2 Indien de Overeenkomst wordt ontbonden, zijn vorderingen van Opdrachtnemer op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

17.3 Indien Opdrachtnemer op bovenstaande gronden tot opschorting of ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en/of kosten op enigerlei wijze ontstaan voor Opdrachtgever.

17.4 Indien Opdrachtnemer op bovenstaande gronden tot opschorting of ontbinding overgaat, is Opdrachtgever gehouden eventuele daardoor veroorzaakte schade aan Opdrachtnemer te vergoeden.

Artikel 18 – Geheimhouding
‍Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

Artikel 19 – Verwerking van persoonsgegevens
‍19.1 Opdrachtnemer verwerkt alle persoonsgegevens die Opdrachtgever aan haar verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

19.2 Opdrachtgever verklaart en garandeert Opdrachtnemer dat zij alle persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar deelname aan het Evenement zal verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

19.3 Indien Opdrachtnemer namens Opdrachtgever persoonsgegevens moet verwerken en hiervoor een derde partij inschakelt, zal hiervoor een Verwerkersovereenkomst opgesteld worden.

Artikel 20 – Beeldrecht en tekeningen
‍Alle in een offerte of Overeenkomst verwerkte of daarbij gevoegde afbeeldingen, tekeningen, ideeën en intellectuele eigendomsrechten dienen uitsluitend tot gebruik voor de te verstrekken of verstrekte opdracht en mogen door Opdrachtgever niet voor andere doeleinden worden gebruikt, noch aan enigerlei derde worden verstrekt. Alle rechten daarop berusten uitsluitend bij Opdrachtnemer. Opdrachtnemer behoudt zich dan ook het recht voor om deze bescheiden terug te vorderen.

Artikel 21 – Toepasselijk recht
‍21.1 Op de rechtsverhouding tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

21.2 Alle geschillen – daaronder begrepen die, welke slechts door een der partijen als zodanig worden beschouwd – welke ontstaan naar aanleiding van een offerte of Overeenkomst waarop de onderhavige voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, of naar aanleiding van andere Overeenkomsten welke een uitvloeisel zijn van een dergelijke Overeenkomst, zullen worden beslecht door de absoluut bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Opdrachtnemer, tenzij een dwingende wetsbepaling zich hiertegen verzet of Opdrachtnemer ervoor kiest de vordering in te stellen voor de rechter van de woonplaats van Opdrachtgever. Dit laat onverlet dat Opdrachtnemer met Opdrachtgever kan overeenkomen het geschil te laten beslechten door middel van onafhankelijke arbitrage.

21.3 De Nederlandse tekst van deze algemene voorwaarden is telkens bindend voor de inhoud en uitleg van de voorwaarden en eventuele vertalingen daarvan.