Wat NIMA je leert over de logistiek van een groot event

Anticipeer op pieken

De logistieke planning begint al kilometers verderop: bij de bewegwijzering naar de parkeerplaats. We zorgen dat er voldoende plekken zijn, maar ook dat deze goed te vinden zijn met borden. Ook als gasten toch op GPS gereden zijn en al voor de volle parkeerplaats staan, kunnen we ze gemakkelijk weer rondleiden naar een parkeerplek in de buurt. 

Ook aan mensen die met het openbaar vervoer komen wordt gedacht. Al eerder dan je misschien denkt. Een plenaire sessie begint namelijk vaak om negen uur. Onze pendeldienst kent de treintijden uit het hoofd. Zodra de bewuste trein binnenrijdt, staan er meerdere grote bussen klaar om de druk direct weg te nemen.

De kudde ont-kudden

Iets wat je een marketeer niet hoeft te vertellen: mensen zijn kuddedieren. Maar ook zijzelf doen eraan mee: bij binnenkomst duikt iedereen altijd direct op de eerste koffiemachine die ze zien. Deze opstopping wil je het liefst voorkomen. Daarom plaatsen we bij DeFabrique op meerdere logische plekken op de locatie koffiecorners en sturen onze medewerkers gasten actief door. Deze koffiecorners staan niet vast en kunnen we bij ieder evenement op een andere plek zetten. Zo zorgen we er altijd voor dat de koffieroute een logische route is om te lopen. 

Ook na de sessies weten we dat we een piekverzoek krijgen voor een drankje. Daarom communiceren onze medewerkers met elkaar. Loopt de sessie op het eind? Dan zorgen wij ervoor dat er alvast koffie en thee klaarstaat om te pakken. Zo loopt de massa vanuit de zaal direct door zonder te hoeven wachten op het pruttelen van een apparaat.

Van voor naar achter, van links naar rechts 

Bij een evenement als NIMA Marketing Day vullen we de plenaire zaal met zo’n 1500 stoelen altijd heel bewust van voren naar achteren. Gasten blijven van nature graag achterin plakken, maar dat blokkeert de toegang voor laatkomers. Door de voorste rijen eerst te vullen, blijft het achterste blok vrij voor mensen die net iets later binnenkomen. Zo kan de spreker ongestoord op tijd beginnen zonder dat er mensen door rijen heen moeten klauteren.

‍Voorkom de trechter door slimme routes

Wanneer 1500 man zich verplaatst van de cateringloodsen naar de subzalen, kan er een trechter ontstaan. Dat voorkomen we liever. Daarom gooien we met mooi weer de grote roldeuren open en sturen we de stroom gasten buitenom via de pleintjes. Dit ontlast de binnengangen en geeft gasten direct een frisse neus. Ook als het weer het niet toelaat, zorgen we voor een heldere doorstroom door te werken met in- en uitgangen van zalen. Zo ontstaat er eenrichtingsverkeer en loopt iedereen rustig van zaal naar zaal. 

Voor zeer grote groepen adviseren we om te denken aan gekleurde wegen. Een roze loper kan bijvoorbeeld de 'hoofdweg' zijn naar alle cateringpunten en de plenaire zaal, terwijl blauwe of rode routes naar specifieke subzaal-blokken leiden.

Soms is een deelsessie zo populair dat een zaal volloopt. Onze expertise betekent dan ook 'nee' durven verkopen. Wij monitoren de drukte bij populaire zalen nauwgezet. Zodra het maximum is bereikt, zetten we beneden aan de trap al personeel in om gasten direct door te wijzen naar zalen waar nog wel plek is. Zo waarborgen we de veiligheid en de vluchtwegen zonder dat er chaos ontstaat.

Een grootschalig evenement van 1000 of meer gasten slaagt pas als de gast niet merkt hoe hard er achter de schermen gewerkt wordt aan de flow. Of het nu gaat om het opschalen naar 15 man garderobepersoneel bij regen of het managen van de in- en uitgangen van subzalen: wij denken als een logistiek partner met je mee.