De onzichtbare momenten van een plenaire sessie: waar denkt niemand aan?

Podiumontwerp:het podium is ook content

Je podium is er niet alleen voor demensen in de zaal. Het ‘podiumplaatje’ komt terug in de socials, in denabeschouwing en op elke foto die iemand deelt. Het is de achtergrond van jouwdag en van duizend selfies. Dus wat zien al die mensen? Een kaal podium met eenlogo op een scherm, of een podium dat echt alles zegt over jouw event?

Met licht kun je veel doen. Denk aanbanners met je merk erop die het podium aankleden of lichtletters met jullie merknaam of in dekleuren van je logo. Zo krijgt je event persoonlijkheid. Het zit ook in dedetails: een flyer op elke stoel, een flesje water met een eigen label of eengepersonaliseerd notitieboekje. Het zijn kleine dingen, maar gasten zien énonthouden ze.

Wat zien je gasten eigenlijk?

Loop je programma eens minuut voor minuutdoor, vanuit de stoel van je gast. Wat staat er op het scherm als de sprekeropkomt? Waar kijkt iedereen naartoe als er een tafel op het podium verplaatstmoet worden? En bij een awarduitreiking: wat zie je op het moment datde confetti knalt en de zaal samen aftelt van 10 naar 0?

Zulke momenten laat je niet aan hettoeval over. Een event producer van DeFabrique denkt met je mee, van de eersteschets tot de laatste klap. Wordt de laptop gewisseld, is er muziek of juisteen stilte? Een goed gekozen overgang houdt de energie in de zaal vast.

De regisseur bepaalt het moment

Bij één spreker met één presentatie hebje geen regisseur nodig. Maar zodra het podium drukker wordt, met meerderesprekers, video-opnamen of een awardshow, moet iemand beslissen wat er wanneergebeurt. Wanneer gaat het licht om? Welke camera zoomt in op de winnaar? Deregisseur weet het precies en stuurt de technici van video, geluid en lichtaan.

Een feestavond vraagt een andereregisseur dan een awardshow, en ook qua karakter moet de regisseur bij hetprogramma passen. Onze event producers kennen de goede regisseurs en weten waarhun expertise ligt. Zo brengen ze je in contact met de regisseur die past bijjouw event en bij de sfeer van jullie bedrijf.

Tijd om te lopen, te zitten en naar de wc te gaan

Het lijkt een detail, maar het kan eensessie maken of breken: loop de route van je gasten eens na. Honderden mensenmoeten de zaal in, een plek vinden, hun jas ophangen, hun buurman begroeten engaan zitten. Dat gaat niet in een minuut. Is er te weinig tijd gepland, danbegint de volgende sessie met een zaal die nog binnendruppelt, en dus onrustigen te laat.

Hetzelfde geldt voor de pauze. Die begintniet op het moment dat de spreker afsluit, maar pas als je gasten bij hetkoffieapparaat staan. Eerst moeten ze de zaal uit, de weg vinden, dan wordt er nagekletst op degang en dan willen mensen toch nog eventjes naar de wc. Dat duurt altijd langerdan je denkt. Reken daarom eerst de looptijd en pas dan de pauzetijd. Een goedgeplande pauze zorgt ervoor dat gasten uitgerust en met aandacht terugkomen.

‍

De start: de eerste minuten tellen

De eerste minuten bepalen de toon van dedag. Gasten die meteen hun badge hebben, de weg vinden en een drankje in hunhand krijgen, lopen ontspannen de zaal in. Een registratie die op tijd draaiten sprekers op de juiste plek zijn daarvoor de basis. Een goede locatie heeftdat natuurlijk allang geregeld, maar het is fijn om het samen nog één keer doorte lopen om je zeker te voelen als opdrachtgever. Dan weet je dat allesklaarstaat, kun je vol vertrouwen de deuren openen voor jouw gasten en genietenvan het moment waar je zo hard naartoe gewerkt hebt.

Sprekers, host en microfoons: zo verloopt het soepel

Een goede host praat de sprekers op eenprettige manier aan elkaar, zodat elke overgang vanzelf loopt. Het is de lijmvan jouw dag. Ook hier is er opnieuw de vraag: wat staat er op het scherm?Lever een standaardslide aan met je bedrijfslogo of het beeldmerk van hetevent. Zo hebben de technici altijd iets moois paraat voor een “leeg” moment,en kijkt de zaal nooit naar een zwart scherm of een open desktop. Want niemandheeft zin om een half uur mee te kijken met iemands mappenstructuur.

Tot slot de microfoons. Let op het aantal én op de volgorde: de volgendespreker heeft zijn of haar microfoon al om voordat het podium wordt opgelopen.Zo voorkom je wachten en gedoe in beeld. Volgen sprekers elkaar snel op? Zorgdan voor genoeg microfoons, zodat er geen ongemakkelijke overdracht op hetpodium is en alles soepel verloopt. En mocht er toch eentje uitvallen? Dan ligter een reserve klaar.

Het zit in wat je niet ziet

Uiteindelijk gaat het om de momenten dieniemand opmerkt, maar iedereen voelt. Als die kloppen, onthouden je gastenalleen nog het resultaat: een sessie die gewoon lekker loopt. Want de besteregie, is die waar niemand over praat.

Organiseer je binnenkort een plenaire sessie? Neemcontact op, we denken graag met je mee!

‍