Voorbereiding evenement
De voorbereiding van een evenement vergt veel overleg en samenwerking met diverse partijen. DeFabrique heeft veel ervaring met het produceren van complexe producties.
Uiteraard is ieder evenement anders, maar in het algemeen verloopt een samenwerking met DeFabrique altijd volgens een logische opbouw.
Uw evenement bij DeFabrique in 11 stappen
1. Informatie aanvraag
Op basis van uw informatie schetsen onze medewerkers zich een beeld van uw evenement. Op basis hiervan worden de mogelijkheden binnen de locatie en eerdere ervaring van DeFabrique in vergelijkbare projecten geraadpleegd.
2. Locatiebezoek
Tijdens een locatiebezoek kunt U zich een beeld vormen van de locatie, de sfeer en de werkwijze van DeFabrique. Tijdens een locatiebezoek kan afhankelijk van uw evenement aandacht worden besteed aan het concept, de doelstelling en de invulling van uw evenement.
3. Opties plaatsen
Wij plaatsen voor u vrijblijvend opties op locaties die aansluiten bij uw evenement. Zo bent u verzekerd van een locatie op de beoogde datum tijdens het voorbereidingstraject.
4. Offerte
Op basis van uw informatie aanvraag en het locatiebezoek maken wij voor u een maatwerk offerte. In deze offerte zijn locatiehuur, catering, inrichting, techniek en facilitaire diensten opgenomen.
5. Bevestigen offerte
Als er wederzijdse overeenstemming is over de offerte, dan kunt u de offerte bevestigen. Op dat moment bevestigen wij voor u de locatie en reserveren wij catering, inrichting, techniek en facilitaire diensten.
6. Locatiecontract
Evenementen worden vaak lang van tevoren gepland. Dan kan het gebeuren dat de inhoud van de offerte nog niet bevestigd kan worden omdat er nog teveel onduidelijkheid over de invulling van het evenement bestaat. Op dat moment kunt u kiezen voor een locatiecontract. Hiermee leggen we de datum en de locatie voor u vast, maar laten we de invulling van het evenement nog open. Hierdoor kunt u nog alle kanten op wat betreft catering, inrichting, techniek en facilitaire diensten.
7. Productie
In de loop naar het evenement toe krijgt u contact met onze eventmanager. Uw contactpersoon voor alle mogelijke vragen over de invulling van uw evenement. In de eerste plaats gaat het vooral om de grote lijn helder te krijgen. Maar naarmate het evenement nadert worden de details steeds belangrijker.
8. Vooruitbetaling
Voor al onze projecten vragen wij een aanbetaling van 70% op basis van uw bevestigde offerte. De aanbetaling dient 14 dagen voor aanvang van het evenement voldaan te zijn.
9. Productiebespreking
Ongeveer 14 dagen voor uw evenement organiseren wij graag een productiebespreking. Afhankelijk van uw evenement kan dit telefonisch of op DeFabrique plaatsvinden. Tijdens de productiebespreking worden alle betrokken partijen en leveranciers uitgenodigd om het draaiboek door te nemen. Het doel is om de puntjes op de i te zetten voor de uitvoer van het evenement.
10. Uitvoer evenement
Op de dag van het evenement wordt u ontvangen door uw partymanager, uw aanspreekpunt voor vandaag. Samen met uw eventmanager en partymanager bespreekt u het draaiboek en laatste aandachtspunten. Na de laatste voorbereidingen worden uw gasten ontvangen.
11. Evaluatie
Na afloop van het evenement evalueert u kort met onze partymanager uw evenement. Onze eventmanager neemt na enkele dagen contact met u op om het gehele voorbereidingstraject en de uitvoer met u te bespreken.
